آئین‌نامه استفاده از کلاس/ اتاق مجازی (vclass)

با توجه به جریان آزاد و گستردگی دامنه ارتباطات الکترونیکی، تعیین و تبیین مسئولیت‌هاي اخلاقی تمام کـاربران در بستر آموزش مجازي در قبال خود و دیگران امری ضروریست. در همین راستا، این آئین‌نامه ضمن مشخص کردن چارچوب‌های لازم انضباطی و اخـلاقی، معیارهای لازم برای استفاده حداکثری از امکانات اتاق جلسات مجازی و همچنین مسئولیت‌هاي ارائه‌دهندگان و بهره‌برداران را تدوین می‌نماید. شایسته است مفاد این آئین‌نامه قبل از ورود و استفاده از این بستر به اطلاع تمامی کاربران آن با هر نقشی برسد. ضمناً لازم به ذکر است که مسئولیت اجرای صحیح و رعایت چارچوب‌های آن از نظر اخلاقی بر عهده تمامی کاربران می‌باشد.

2-1 مدیریت آموزشهای تخصصی و الکترونیکی:
با توجه به ضرورت گسترش کمّی و کیفی آموزش الکترونیکی در دانشگاه‌ها و اهميت آموزش مجازی در نظام نوين آموزشي، نقش مدیریت آموزش الکترونیکی جهت پاسخگویی به نیازهای روزافزون آموزش عالی بیش‌ازپیش پررنگ شده است. در همین رابطه، مرکز آموزش‌های تخصصی و الکترونیکی دانشگاه مسئولیت فراهم کردن شرایط لازم برای ارائه خدمات آموزشی و کمک‌آموزشی در بستر آموزش الکترونیکی را به عهده دارد.

2-2 مدیر، اپراتور و ارائه دهنده:
کسی که درخواست ایجاد اتاق را داده (یا افراد دیگری به درخواست ایشان) ‌مدیر جلسه محسوب می‌شود. در کلاس‌های درس، اساتید دروس این نقش را برعهده دارند و علاوه‌بر دسترسی کامل به ابزارهای ارائه مطلب (به‌اشتراک‌گذاری دسکتاپ، میکروفون، وبکم، به‌اشتراک‌گذاری فایل)، به تمام ابزارهای مدیریتی اتاق نیز دسترسی دارند. برای آشنایی با ابزارهای ارائه مطلب و استفاده بهینه از محیط آموزش مجازی، می‌توان به راهنمای (www.skyroom.online/directory/web-app-video) مراجعه نمود.
در کلاس‌های درس، دانشجویان حل تمرین (دستیاران آموزشی) و در وبینارها، مجریان نقش اپراتور را برعهده دارند که بعد از مدیران، بیشترین حد دسترسی‌ها در اختیار آنها است.
در محیط دانشگاه، همکاران نقش ارائه‌دهنده را برعهده دارند و حد دسترسی ایشان پایین‌تر از اپراتورها است. ایشان به ابزارهای ارائه مطالب در محیط برگزاری رویداد دسترسی دارند اما امکانات مدیریتی اتاق اختیارشان نیست.

2-3 کاربر عادی (دانشجو/ دانش‌پذیر):
در محیط دانشگاه، نقش کاربر عادی مختص دانشجویان و مستمعین آزاد است و کمترین حد دسترسی به آنها تعلق دارد. این کاربران صرفاً می‌توانند از محتوای در حال ارائه در رویداد استفاده کنند.

2-4 مرکز فاوا :
مرکز فاوا یا فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات با هدف استفاده از فناوری‌های نوین در راهبری امور آموزشی، پژوهشی و مدیریتی دانشگاه تاسیس شده است. این مرکز، با توجه به توسعه فراگیر فناوری‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطاتی، با تأمین زیرساخت‌های مناسب در راستای مکانیزه نمودن فرایندهای دانشگاه فعالیت می‌کند.

2-5 مدیریت آموزش دانشگاه:
هر ساله تعدادی زیادی دانشجو وارد دانشگاه‌ها می‌شوند و بعد ازگذراندن آموزش‌های لازم، به دانش‌آموختگی نائل می‌شوند. کنترل ورود افراد واجد شرایط، پاسخگویی و رفع نیازهای آموزشی و درخواست‌های ایشان در طول تحصیل و صدور مدارک تحصیلی ایشان از نظر صحت و سلامت و در مهلت مقرر از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. این مهم، بر عهده اداره کل امور آموزشی دانشگاه‌ها است.

3-1 - حدود مسئولیت‌ها،  اختیارات و وظایف مدیریت آموزش‌های تخصصی و الکترونیکی:

• بررسی، مطالعه، امکان‌سنجی و نیازسنجی ارائه خدمات آموزش‌های الکترونیکی بر اساس ضوابط و آیین‌نامه‌های آموزشی و استانداردهای موجود متناسب با اهداف و راهبردهای دانشگاه
• تامین امنیت اطلاعات، حفظ حریم خصوصی و محرمانگی اطلاعات کاربران و کلاس‌ها

3-2- حدود مسئولیت‌ها، اختیارات و وظایف مدیر، اپراتور و ارائه دهنده:
مدیران ضمن دسترسی کامل به ابزارهای ارائه مطالب، امکانات مدیریت محیط رویداد از جمله بستن اتاق، پنهان کردن اعضای حاضر در رویداد، افزایش و کاهش سطح دسترسی سایر اعضا به ابزارهای ارتباطی، اخراج و مسدود کردن یک کاربر بخصوص را نیز در اختیار دارند.
اپراتور نیز علاوه بر دسترسی به ابزارهای ارائه مطالب، می‌توانند سطح دسترسی سایر اعضای اتاق را تعیین کند یا چینش پنجره‌ها و مدیریت پنجره گفت‌وگو را تغییر دهد.
ارائه‌دهندگان صرفاً به ابزارهای ارائه مطالب دسترسی دارند و امکان استفاده از امکانات مدیریت اتاق برایشان موجود نیست.

3-3- - حدود مسئولیت‌ها، اختیارات و وظایف کاربر (دانشجو/دانش‌پذیر):

• اصلاح اطلاعات کاربری: کاربران ثبت‌نامی تنها می‌توانند گذرواژه خود را تغییر دهند و کاربران عمومی (مهمان) صرفاً می‌توانند نام نمایشی خود را تغییر دهند.
• استفاده از پنجره گفت‌وگو
• استفاده از ابزارهای ارائه مطالب منوط به نظر مدیر اتاق یا اپراتور است. کاربران عادی می‌توانند با استفاده از آیکون دست، به اپراتور یا مدیر رویداد اعلام کنند که قصد استفاده از ابزارهای ارائه مطالب را دارند.

3-4 - حدود مسئولیت‌ها،  اختیارات و وظایف  مرکز فاوا:

• تأمین سخت‌افزار لازم برای راهبری بستر آموزش مجازی
• میزبانی، پشتیبانی و نظارت سرورها
• تأمین پهنای باند

3-5 - حدود مسئولیت‌ها،  اختیارات و وظایف  مدیریت آموزش دانشگاه:

• تهيه تقويم آموزشي ساليانه آموزش  به صورت مجازي
• ارزیابی و تعیین اثربخشی دوره‌های آموزشی بر اساس شاخص‌های تعیین شده به منظور تعیین نقاط ضعف و قوت و بهبود عملکرد فرآیند آموزش
• نظارت بر آزمون‌های دوره‌های الکترونیکی و ارزیابی کیفیت تدریس استادان
• تعامل و هماهنگی با مسئولین و بخشهای مختلف دانشگاه

بستر کلاس‌های مجازی دانشگاه مختص برگزاری کلاس‌های درس، جلسات با دانشجویان، موارد مرتبط با ارتباط با صنعت، دوره‌های آموزشی و نیز وبینارهای علمی و دانشگاهی است.
برگزاری کلاس‌های مجازی دانشگاه در بستر وی‌کلس نیازی به طی کردن مراحل اداری ندارد و اساتید می‌توانند مطابق راهنمای موجود در سامانه درس‌افزار (cw) و از طریق حساب خود در سامانه آموزش (edu) صفحه مربوط به کلاس را در درس‌افزار ایجاد کنند (دانشجویان ثبت‌نامی به صورت خودکار به آن اضافه خواهند شد) و آن را به بستر کلاس‌های مجازی متصل نمایند. همچنین در صورت تمایل، اساتید می‌توانند جلسات را در اتاق مجازی شخصی خود در وی‌کلس برگزار کنند و لینک را در اختیار دانشجویان قرار دهند تا به‌عنوان مهمان وارد کلاس شوند. توصیه می‌شود اساتید، حتی اگر کلاس را از طریق سامانه درس‌افزار برگزار می‌کنند، قبل‌تر درخواست ایجاد وی‌کلس شخصی خود را بدهند تا در صورت بروز اختلال در سـامانه درس‌افزار، برگزاری جلسات بتوانند به‌عنوان جایگزین از آن استفاده کنند و با مشکل مواجه نشود.
اعضای هیئت علمی دانشگاه برای ایـجاد اتـاق شخصی، اتاق جلسات حل تمرین یا درخواست اتاق جداگانه برای برگزاری جلسات می‌توانند از طریق ایمیل (elearning@sharif.edu) با مرکز آموزش‌های الکترونیکی مکاتبه کنند.
استفاده از بستر کلاس‌های مجازی برای مواردی از قبیل دوره‌های آموزشی و وبینارها، منوط به اخذ مجوز از مدیریت آموزش‌های الکترونیکی و آزاد دانشگاه است.

مالکیت مادی و معنوی محتواهای دروس تولیدشده توسط اساتید متعلق به دانشگاه است و بازنشر فایل‌های کلاسهای درس تنها با نظر استاد ارائه‌دهنده درس مجاز خواهد بود.

مرجع ضبط کلاس‌های آنلاین دانشگاه، مرکز آموزش‌های الکترونیکی است. اساتید در صورت تمایل به تصویربرداری از کلاس‌های خود در بستر وی‌کلاس می‌توانند مطابق این دستورالعمل [u1] کلاس را ضبط و از طریق ftp برای مرکز آموزش‌های الکترونیکی ارسال نمایند. محتواهای ویدیویی ضبط‌شده در درس‌افزار آزاد دانشگاه (ocw) بارگزاری خواهد شد.

در مواردی که اساتید درس بخواهند شخصی از خارج دانشگاه را به‌عنوان مستمع آزاد یا ارائه‌دهنده در کلاس خود داشته باشند، لازم است درخواست خود را از طریق ایمیل به مرکز آموزش‌های الکترونیکی (elearning@sharif.edu) ارسال کنند و در متن آن، مشخصات فرد موردنظر (نام کامل، کد ملی، آدرس ایمیل) را نیز ذکر نمایند.
برای دوره‌هایی که برای دانش‌پذیرانی از خارج دانشگاه برگزار می‌شود، لازم است مراحل ثبت دوره و ثبت‌نام دانش‌پذیران از طریق مرکز آموزش‌های آزاد (pedu.sharif.edu) انجام شود.

برگزاری یا شرکت در دوره‌های درآمدزا در بستر کلاس‌های مجازی از طریق مرکز آموزش‌های دانشگاه (pedu.sharif.edu) انجام شود. برای آگاهی از مـراحل اداری در مورد شرکت‌کنندگان یا برگزارکنندگان می‌تـوان به راهنمای pedu.sharif.edu/help.pdf مراجعه نمود.

ورود به سامانه وی‌کلس و استفاده از بسترهای آموزش مجازی دانشگاه، فعالیتی دانشگاهی تلقی می‌شود و قواعد حاکم بر محیط دانشگاه، در محیط آموزش مجـازی نیز برقرار است. لازم است تمامی فعالیت‌های کاربران در این محیط، منطبق با چارچوب‌ها و رویـه‌های مقرراتی عمومی دانشگاه باشد. شکایات یا دغدغه‌های مطرح‌شده از جانب کاربران در رابطه با مسائل انضباطی یا تخلفات احتمالی نیز با توجه به همین چارچوب‌ها بررسی و پاسخ داده خواهد شد.
لازم به ذکر است در صورت نیاز به هرگونه استفاده دیگر از اتاق جلسات مجازی (به غیر از موارد کلاس‌های درسی دانشگاه) اخذ مجوز از مدیریت آموزشهای الکترونیکی دانشگاه و تکمیل و ارائه تعهدنامه مربوطه (صفحه پایانی همین آیین‌نامه) الزامی است.
کاربران برای طرح کردن شکایات یا دغدغه‌های خود می‌توانند با ایمیل elearning@sharif.edu مکاتبه کنند.

در مورد کلاس‌هایی که در بستر درس‌افزار (cw) برگزار می‌شوند، پس از این‌که استاد درس دستیار آموزشی را (با انتصاب نقش دستیار آموزشی) به صفحه درس اضافه کند، دسترسی‌های لازم برای حضور و برگزاری کلاس‌ها در وی‌کلس به صورت خودکار به ایشان داده خواهد شد و دستیار موردنظر می‌توانند در ساعات مقرر از طریق cw به پلتفرم وی‌کلس متصل شود و جلسات حل تمرین را برگزار کند. راهنمای مرحله‌به‌مرحله اضافه کردن دستیار و دانشجو به درس و نیز برگزاری کلاس‌های حل تمرین، در بخش «راهنما»ی سایت cw موجود است.
در مورد کلاس‌هایی که در وی‌کلس شخصی اساتید برگزار می‌شود، استاد درس می‌تواند درخواست ایجاد یک اتاق مجازی حل تمرین و یک حساب مجازی دستیار آموزشی بدهند. حساب دستیار آموزشی هر استاد به اتاق مجازی حل تمرین ایشان دسترسی خواهد داشت و مشخصات ورود آن، به درخواست استاد در اختیار فرد یا افراد مورد نظر قرار خواهد گرفت. دستیاران آموزشی می‌توانند برای برگزاری جلسات حل تمرین وارد این حساب شوند و در کلاس مجازی حل تمرین مربوط به استاد درس، جلسات را برگزار کنند.

متقاضیان شرکت در کلاس – اعم از دانشجویان دانشگاه یا دانش‌پذیران خارج از دانشگاه – که نامشان در سامانه آموزش (edu) مربوط به درس موردنظر ثبت نشده است، بایستی درخواست خود را با استاد درس در میان بگذارند و حضورشان منوط به رضایت استاد درس است.
در صورت برگزاری جلسات کلاس در صفحه شخصی وی‌کلس استاد، ایشان خود می‌توانند لینک شرکت را در اختیار متقاضیان قرار دهند تا به‌عنوان مهمان در کلاس حاضر شوند.
در صورت برگزاری کلاس‌های درس در سامانه درس‌افزار (cw) پس از اعلام رضایت استاد به مرکز آموزش‌های الکترونیکی از طریق ایمیل، متقاضی مورد نظر در صفحه cw درس ثبت‌نام خواهد شد و به کلاس‌های مجازی دسترسی خواهد داشت.